Datensicherung für Praxen und Therapeuten: So geht es richtig

Ein defekter Rechner, ein verschlüsselnder Trojaner, ein Wasserschaden im Keller: Für eine Praxis ist der Verlust von Patientendaten mehr als ärgerlich. Termine, Befunde und Abrechnungen stehen still. Die gute Nachricht: Eine zuverlässige Datensicherung ist kein Hexenwerk.

Warum es in der Praxis besonders wichtig ist

Patientenakten müssen in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden (§ 630f BGB). Außerdem verlangt die DSGVO, dass Sie personenbezogene Daten nach einem technischen Zwischenfall rasch wiederherstellen können (Art. 32 DSGVO). Für Arzt- und Zahnarztpraxen gibt es zusätzlich die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV bzw. KZBV. Kurz gesagt: Eine Sicherung ist keine Kür, sondern Pflicht.

Die 3-2-1-Regel

Bewährt hat sich eine einfache Regel:

• 3 Kopien Ihrer Daten: das Original und zwei Sicherungen,
• auf 2 verschiedenen Speichern, zum Beispiel Praxis-PC und NAS,
• davon 1 Kopie außer Haus, etwa verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland.

So überstehen Ihre Daten auch einen Einbruch, einen Brand oder einen Trojaner, der alle Geräte im Praxisnetz verschlüsselt.

Häufige Fehler

• Die Sicherung läuft auf eine USB-Festplatte, die ständig angesteckt ist. Ein Trojaner verschlüsselt sie gleich mit.
• Niemand prüft, ob die Sicherung noch läuft. Oft fällt erst im Ernstfall auf, dass sie seit Monaten fehlschlägt.
• Die Praxissoftware sichert ihre Datenbank, aber nicht die übrigen Dateien wie Briefe, Scans oder E-Mails.
• Die Kopie außer Haus ist nicht verschlüsselt.

Das Wichtigste: die Test-Wiederherstellung

Eine Sicherung ist nur so gut wie ihre Wiederherstellung. Deshalb gehört zu jeder Einrichtung ein Test: Ich stelle probeweise Daten aus der Sicherung wieder her und dokumentiere, wie es im Ernstfall geht. Diesen Test sollten Sie mindestens einmal im Jahr wiederholen.

Fragen Sie auch Ihren Softwareanbieter

Viele Anbieter von Praxissoftware haben eigene Vorgaben, wie ihre Datenbank gesichert werden muss. Diese Vorgaben baue ich in die Sicherung ein, damit im Ernstfall auch die Praxissoftware wieder sauber startet.

Was kostet das?

Eine NAS-Einrichtung mit Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel, Test-Wiederherstellung und Dokumentation gibt es als Festpreis (ab 399 €). Die Hardware kommt hinzu, ich berate Sie herstellerneutral. Für die verschlüsselte Kopie in einem Rechenzentrum in Deutschland gibt es für Betreuungskunden eine Erweiterung (+15 €/Monat je angefangenem TB).

Fazit

Drei Kopien, zwei Speicher, eine außer Haus, und einmal im Jahr ein Test: Damit ist Ihre Praxis gut abgesichert. Wenn Sie wissen möchten, wie es um Ihre Sicherung steht, schaue ich sie mir gern an.